Dans MyCodaBox, vous pouvez facilement et rapidement ajouter des clients et commander des mandats et des services (CODA, SODA, VOILA, CARO) selon vos besoins.

Mais saviez-vous que vous pouvez également utiliser MyCodaBox pour tenir toutes vos données à jour et détecter d'éventuels problèmes ou retards ? Vous pourrez parfois les résoudre rapidement vous-même et parfois il vous faudra contacter votre client lorsque la balle est dans son camp (par exemple, pour la vérification de son adresse e-mail ou pour signer un mandat).


Ci-dessous, un aperçu du suivi régulier que vous pouvez effectuer pour que tout se passe bien et pour vous faire gagner du temps lors du traitement de vos dossiers.


Un petit accroc? Corrigez les données clients incorrectes


Lorsque vous ouvrez MyCodaBox, vous verrez le DASHBOARD contenant les problèmes détectés.

Cliquez sur l'un des problèmes ci-dessous pour savoir ce que vous pouvez faire :


Actuellement, il est impossible d'envoyer des e-mails à votre client
Il est possible que l'adresse e-mail de votre client ait été mal saisie ou qu'il y ait un problème technique avec la boîte aux lettres. 
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ?
Dans le Dashboard, cliquez sur le nom du client à côté de l'indication du problème. La fiche du client s'ouvre. Vérifiez l'adresse e-mail de votre client. Si nécessaire, corrigez-la en cliquant sur le bouton Éditer. 

Si un message rouge ou orange apparaît à côté de l'adresse e-mail, vous pouvez renvoyer l'e-mail de vérification (si l'adresse e-mail est correctement saisie). Contactez également votre client directement. Votre client confirme qu'il n'y a pas de problème avec l'adresse e-mail ? Contactez
helpdesk@codabox.com.

 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS : 


Compte bancaire KBC/CBC n’est pas lié à CodaBox
Uniquement pour les clients KBC/CBC : CodaBox ne peut récupérer des extraits de compte (CODA) et/ou des relevés de carte de crédit (CARO) pour un compte KBC/CBC que si votre client a d'abord fait le nécessaire dans son application bancaire pour établir le lien entre CodaBox et la banque.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ?  
Contactez votre client pour (re)lier CodaBox en tant que logiciel externe dans son KBC/CBC Touch ou Business Dashboard. Via le lien ci-dessous, vous trouverez les instructions nécessaires sur notre FAQ que vous pouvez envoyer à votre client.
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS : 

Votre client a retiré un accord CARO
Uniquement pour les clients KBC/CBC : pour que CodaBox puisse récupérer les relevés de carte de crédit (CARO) de votre client pour un compte KBC/CBC, le lien entre CodaBox et la banque doit être établi dans l'application bancaire de votre client. Dans ce cas-ci, votre client doit rétablir le lien dans son application bancaire. Si votre client ne souhaite plus partager CARO, vous pouvez annuler le service CARO dans MyCodaBox, de sorte qu'il ne sera plus facturé.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ? 
Contactez votre client pour reconnecter les états de dépenses CodaBox dans son KBC/CBC Touch ou Business Dashboard, ou annulez le service CARO dans MyCodaBox (trouvez le client, allez dans l'onglet CARO et cliquez sur Annuler CARO pour la carte en question).
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS : 


Échec lors de la livraison des fichiers à Exact Online
Il est probable que la boîte aux lettres d'Exact Online ne soit pas correcte. Pour recevoir les fichiers CODA directement dans votre logiciel Exact Online, la boîte aux lettres doit être définie dans EOL et introduite dans MyCodaBox. 
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ?  
Vérifiez (et configurez si nécessaire) la boîte aux lettres dans Exact Online et vérifiez/créez le lien bancaire dans Exact Online pour que la boîte aux lettres soit connectée aux compte(s) bancaire(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez recevoir les CODA. La même adresse e-mail EOL doit également être introduite dans MyCodaBox. Chaque heure, nous renvoyons les fichiers non livrés. 
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS :  



Activer plus rapidement vos nouveaux services ? Donnez-leur un coup de pouce


CODA

Pour être autorisé à fournir les CODA (extraits de compte), CodaBox a besoin de 2 documents signés par votre client : le mandat bancaire et le mandat de télétransmission. Si vous choisissez de confier la procédure des mandats à CodaBox, nous enverrons un e-mail à votre client pour obtenir les documents signés, et nous leur enverrons également jusqu'à 3 rappels, si nécessaire. Vous pouvez suivre l'état d'avancement de votre demande dans MyCodaBox.


Mandats CODA pas encore signés - état ‘En attente de signature’
Votre client a reçu un e-mail de CodaBox pour signer des mandats mais ne l'a pas encore fait. Vous ne recevez pas encore de CODA pour ce compte.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ?  
Sous Mandats & services, cliquez sur CODA. En haut de la page, filtrez sur En attente de signature. Cliquez sur Gérer. Si nécessaire, vous pouvez télécharger le mandat ici ou copier le lien de signature et contacter directement votre client. Via le lien ci-dessous vous trouverez un modèle d'e-mail que vous pouvez envoyer à votre client.
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS : 


Mandats CODA pas encore signés - état ‘Dispo. en ligne’
CodaBox a créé les mandats et les a mis à disposition dans MyCodaBox. Vous avez choisi de gérer vous-même les mandats. CodaBox n'a pas encore reçu de mandat signé. Vous ne recevez pas encore de CODA pour ce compte.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ?  
Sous Mandats & services, cliquez sur CODA. En haut de la page, filtrez sur Dispo. en ligne. Cliquez sur Gérer. Téléchargez le mandat ou copiez le lien de signature et contactez directement votre client.  
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS : 


Mandats CODA - état ‘Problème’
Vous ne recevez pas de CODA pour ce compte.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ? 
Sous Mandats & services, cliquez sur CODA. En haut de la page, filtrez sur Problème. Cliquez sur Gérer. Sous le statut 'Problème', une brève description du problème est affichée. Cela vous permet d'assurer vous-même le suivi auprès de votre client.
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS : 


SODA

Lorsque vous commandez SODA (opérations diverses de paie) pour un client, CodaBox envoie le mandat au Secrétariat Social, lui demandant d'activer SODA. Vous pouvez suivre l'état de la commande dans MyCodaBox.


Mandats SODA - état ‘Non signé’
Il n'y a pas encore de mandat CODA signé pour ce client. SODA ne peut être activé que si le client a un mandat CODA signé (contenant aussi l'autorisation pour SODA). Vous ne recevez pas encore d'écritures de paie pour ce client.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ? 
Sous Mandats & services, cliquez sur SODA. En haut de la page, filtrez sur Non signé. Cliquez sur le code client et naviguez vers l'onglet CODA. Si la signature tarde trop, vous pouvez contacter votre client vous-même. Si nécessaire, vous pouvez télécharger le mandat envoyé depuis MyCodaBox et le remettre directement à votre client. Voir ci-dessus les Mandats CODA pas encore signés.
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS : 


VOILA

Pour que CodaBox puisse collecter les factures de votre client auprès des fournisseurs affiliés et les envoyer à votre bureau, votre client doit suivre quelques étapes pour accepter le service VOILA. CodaBox lui enverra les e-mails et les rappels nécessaires à cet effet. Vous pouvez suivre l'état de la commande dans MyCodaBox.


Mandats VOILA - état ‘Invitation client expirée'
Le client n'a pas répondu à l'e-mail d'invitation dans les 14 jours. Vous ne recevez pas de factures d'achat pour ce client.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ? 
Sous Mandats & services, cliquez sur VOILA. En haut à droite de la page, filtrez sur Invitation client expirée. Cliquez sur Renvoyer l'invitation et contactez directement votre client. 


Mandats VOILA - état ‘Validation en cours’
CodaBox vérifie le numéro d'entreprise et votre client doit vérifier son adresse e-mail (le lien a été envoyé par e-mail). Tant que l'adresse e-mail de votre client n'est pas vérifiée dans MyCodaBox, nous ne pouvons pas lui envoyer ses factures d'achat. Vous non plus ne recevez pas encore de factures d'achat pour ce client.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ? 
Sous Mandats & services, cliquez sur VOILA. En haut à droite de la page, filtrez sur Validation en cours. Si la vérification de l'e-mail tarde trop, cliquez sur Gérer, puis sur Renvoyer sous "Paramètres". Ainsi, votre client recevra à nouveau l'invitation.


Mandats VOILA - état ‘Problème’
L'enregistrement sur les différents réseaux de factures d'achat n'a pas pu être effectué en raison d'un problème inattendu. Vous ne recevez pas de factures d'achat pour ce client.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ? 
Sous Mandats & services, cliquez sur VOILA. En haut à droite de la page, filtrez sur Problème. Cliquez sur Gérer. Une brève description du problème est affichée sous le statut. Cela vous permet d'assurer vous-même le suivi auprès de votre client.



CARO

Lorsque vous commandez CARO (des relevés de carte de crédit), le titulaire de la carte doit donner son accord pour que CodaBox puisse relier les relevés de dépenses au dossier du client. CodaBox envoie à votre client un e-mail d'invitation à l'activation et, si nécessaire, un rappel. Vous pouvez suivre l'état de la commande dans MyCodaBox.


Mandats CARO - état ‘Invitation expirée’
Votre client n'a pas répondu à l'invitation à temps. Vous ne recevez pas encore de relevés de carte de crédit pour cette carte.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ?  
Sous Mandats & services, cliquez sur CARO. En haut de la page, filtrez sur Invitation expirée. Cliquez sur Gérer. Cliquez sur Éditer & renvoyer pour envoyer à nouveau l'invitation. Contactez également votre client directement pour vérifier qu'il a bien reçu l'e-mail et qu'il peut maintenant procéder à l'activation.
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS : 


Mandats CARO - état ‘Problème’
La carte utilisée par le titulaire pour approuver CARO ne correspond pas à la référence client introduite dans MyCodaBox lors de la commande. Vous ne recevez pas encore de relevés de carte de crédit pour cette carte.
 ➟ QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ? 
Sous Mandats & services, cliquez sur CARO. En haut de la page, filtrez sur Problème. Cliquez sur Gérer. Vérifiez la référence client et consultez le tableau de dépannage dans le lien ci-dessous.
 ➟ PLUS D'INFOS ET INSTRUCTIONS :


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