Hoe werkt het in detail?


Op welke manier krijg ik de factuur?
De manier waarop je jouw factuur als KMO en Boekhouder ontvangt, hangt af van de manier waarop je uitgerust bent voor ontvangst van deze écht digitale UBL-Peppol factuur. 


CodaBox levert de factuur bij voorkeur af in de software waar KMO en boekhouder samenwerken (samenwerkingstool van online boekhoudsoftware). 
Daarnaast zijn er ook nog boekhouders die de documenten van CodaBox dagelijks via aflevering op hun server ontvangen (SFTP) en deze vervolgens importeren in hun lokaal geïnstalleerd boekhoudpakket. 

De KMO ontvangt sowieso ook steeds de PDF-versie via mail vanuit invoices@CodaBox.com.
Zo ziet de KMO de factuur passeren en kan hij/zij op basis daarvan betalen. In de mail staat tevens vermeld dat CodaBox dezelfde factuur reeds bij de boekhouder heeft afgeleverd, dus dat document doorsturen is niet meer nodig is.


Waarom moet je klant zijn/haar emailverificatie in orde brengen?
Facturen worden in eerste instantie gedeeld tussen een leverancier en een klant. De dienst VOILA onderschept de factuur en dus is het voor CodaBox noodzakelijk dat de factuur ook effectief bij je klant geraakt, zodat deze het nodige kan doen om deze factuur te betalen. 

Er zijn waarschijnlijk andere manieren om dit te organiseren in de veelheid van manieren waarop boekhouders samenwerken met hun klanten, maar email is een standaard die CodaBox toelaat om een aflevering te garanderen naar de KMO. 

Om zeker te zijn dat we de factuur aan de juiste persoon versturen, vragen wij aan jouw klant om zijn e-mailadres te verifiëren. Je klant krijgt na verificatie de facturen per e-mail in P formaat.


Welke e-mails zal mijn klant ontvangen voor VOILA registratie?

Je klant ontvangt volgende e-mails tijdens het registratieproces:

  • Uitnodigingsmail met een link om de dienst te aanvaarden
  • Indien nodig, een e-mail om zijn e-mailadres te verifiëren
  • Bevestiging van de inschrijving op de dienst



Troubleshooting


Waarom gebeurt een inschrijving op Voila niet onmiddellijk en wat kan er eventueel fout lopen?

De VOILA-Dienst activeren voor een klant gebeurt in verschillende stappen waar validatie voor nodig is.

Aangezien een factuur een officieel document is, zijn er bepaalde formaliteiten die vervuld moeten worden (verificatie KBO en Access Point), zeker omdat we de manier waarop de factuur wordt geleverd radicaal veranderen.

Het is ook noodzakelijk voor CodaBox dat de factuur bij de ontvanger/klant terecht komt zodat deze de factuur al dan niet kan aanvaarden en betalen.

Wat kan er dan foutlopen?

  • Klant accepteert de Dienst niet
  • Klant valideert zijn e-mailadres niet
  • CodaBox kan de KBO verificatie niet goedkeuren (indien de naam niet overeenstemt, gaat naar MyCodaBox en past de naam aan. Wij kunnen deze naam dan valideren)
  • De klant is aangesloten op een ander Access Point (indien klant al ingeschreven werd via een ander Access Point, zal de klant zich eerst moeten uitschrijven. Een klant kan niet via verschillende Access Points ingeschreven zijn)


De VOILA activering 'Heeft een probleem'

De VOILA activering staat in 'Probleem' in MyCodaBox.

Waarom deze status?

→ De registratie bij PEPPOL is mislukt, neem contact op met onze Support voor meer informatie


De link om de VOILA-dienst te activeren werkt niet

Ik heb mijn klant uitgenodigd, maar zijn uitnodigingslink werkt niet.

De uitnodigingslink is slechts 14 dagen geldig, na deze periode kan je de uitnodiging zo op elk moment opnieuw versturen:

  1. Ga naar MyCodaBox
  2. Ga naar het overzicht van de Dienst VOILA
  3. Zoek je klant op
  4. Verstuur de uitnodiging opnieuw


Ik heb VOILA voor mijn klant geactiveerd. In welke formaten ontvang ik de documenten?
  • Bij Peppol ontvang je de facturen in UBL, een formaat dat je in je software kan importeren. De UBL kan ook een PDF-weergave van de factuur bevatten.
  • Facturen uit Zoomit zijn enkel beschikbaar in PDF formaat


Mijn klant ontvangt zijn aankoopfacturen niet meer per e-mail 

Mijn klant maakt gebruik van de Dienst VOILA, maar ontvangt zijn aankoopfacturen niet/meer via e-mail

Dit kan meerdere oorzaken hebben:

  • Het e-mailadres van de klant is foutief, gelieve dit na te kijken via MyCodaBox.
  • De klant heeft zijn e-mailadres nog niet bevestigd, controleer dit in MyCodaBox
  • De klant heeft zijn e-mailadres veranderd
    ➜ De klant zal terug een email verificatie in orde moeten brengen. Wij sturen hiervoor enkele reminders. Indien hij/zij dit niet in orde brengt, wordt de klant uitgeschreven van Voila.


Wat als de factuur niet correct is? 

Wat zeg ik aan mijn klant als hij vragen heeft over de inhoud van een factuur ? 

→ Je klant moet rechtstreeks contact opnemen met zijn leverancier.


Ik krijg vragen van mijn klant over het ontvangen van Zoomit-notificaties

Om jou en je klant zo veel mogelijk aankoopfacturen te bezorgen, schrijft CodaBox je klant ook in op het Zoomit-netwerk. Dat houdt in dat de klant facturen ontvangt in zijn bank-app en een melding krijgt voor elke nieuwe factuur. 

Dit kan enkel worden voorkomen door de Dienst VOILA stop te zetten.


Zoomit notificaties stoppen na het annuleren van de Dienst VOILA

Ik krijg de vraag van mijn klant waarom hij na stopzetting van de Dienst VOILA nog steeds Zoomit-meldingen ontvangt.

→ Je klant moet, nadat CodaBox de VOILA dienst heeft stopgezet, zich ook nog aanmelden bij zijn bank-app om de Zoomit-dienst stop te zetten (voor meer info zie: Verzender weigeren).

Zie ook onze Gerelateerde Artikelen