Recevoir vos CODA dans Exact Online


Suivez les étapes ci-dessous pour recevoir vos fichiers CODA directement dans votre logiciel Exact Online :

  • Vous êtes une PME ? Suivez 2 étapes dans Exact Online (et vérifiez que CodaBox connaît l'adresse correcte de votre boîte aux lettres EOL).
  • Vous êtes un bureau comptable ? Suivez 2 étapes dans Exact Online et ensuite 1 étape supplémentaire dans MyCodaBox.

Cliquez ci-dessous sur les instructions correspondant à votre situation.


Pour les PME : complétez ces 2 étapes dans votre logiciel Exact Online


1e étape : configurer votre boîte aux lettres électronique dans Exact Online
  1. Via votre nom d'utilisateur à droit en haut dans Exact Online, cliquez sur Mon Exact Online.
  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Mes données.
    Exact Online - mes données
  3. Défilez vers Mes boîtes aux lettres électroniques, en bas de la page.
    Exact Online - boîtes aux lettres! Il y a généralement au moins une boîte aux lettres électronique déjà créée. Cette adresse n'est probablement pas encore liée à votre administration dans EOL.
    (Aucune boîte aux lettres électronique n'a été créée ? Cliquez alors sur Ajouter à droite.)
  4. Cliquez sur l'adresse e-mail existante.
  5. Vérifiez que cette boîte aux lettres est liée à la bonne 'Administration' (l'abonnement Exact Online pour lequel vous souhaitez utiliser la boîte aux lettres électronique) :
    L'administration est déjà indiquée ? Vérifiez et modifiez si nécessaire.
    L'administration n'est pas encore indiquée ? Cliquez sur la loupe....Exact Online - administrationet sélectionnez la bonne administration.Exact Online - sélectionner administration
  6. En haut à gauche, cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous avez signé votre contrat CodaBox, on vous a demandé d'indiquer votre adresse EOL.
Avez-vous maintenant changé l'adresse EOL ou en avez-vous ajouté une nouvelle ? 
Veuillez nous communiquer la nouvelle adresse EOL via helpdesk@codabox.com.


➟ L'adresse que vous avez définie ici pour la boîte aux lettres EOL doit également être liée dans Exact Online à chaque compte bancaire pour lequel vous souhaitez recevoir des CODA. Vous le ferez en suivant l'étape 2 ci-dessous.


Pour plus d'informations sur l'étape 1, consultez la page d'aide d'Exact Online Boîte aux lettres électronique | Configurer une boîte aux lettres électronique. Vous y trouverez aussi une vidéo d'instruction (NL/EN).


2e étape : lier votre boîte aux lettres électronique au(x) compte(s) bancaire(s) dans Exact Online
Lorsque vous avez configuré votre boîte aux lettres électronique dans Exact Online, vous devez la lier au(x) compte(s) bancaire(s) dans Exact Online pour permettre l'importation automatique des extraits de compte.
Effectuez cette opération pour chacun des comptes bancaires concernés.
  1. En haut à gauche dans Exact Online, cliquez sur le nom du dossier.
    Exact Online - nom dossier
  2. Cliquez sur Données de base.
    Exact Online - données de base
  3. Cliquez sur Journaux.
    Exact Online - journaux
  4. Cliquez sur le compte pour lequel vous souhaitez recevoir les CODA.
    Exact Online - compte
  5. Si aucune boîte aux lettres n'est liée au compte, cliquez sur Inscription : Boîte aux lettres électronique.
    Exact Online - inscription Si une boîte aux lettres électronique est déjà liée au compte, cliquez sur Disponible: Boîte aux lettres électronique à côté de Lien bancaire automatique et vérifiez que la bonne boîte aux lettres est liée (= l'adresse que vous avez configurée à l'étape 1 ci-dessus).
    Exact Online - boîte disponible
  6. Sélectionnez la bonne boîte aux lettres (= l'adresse que vous avez configurée à l'étape 1 ci-dessus) et cochez la case.
    Exact Online - sélectionner boîte aux lettres
  7. Cliquez sur Enregistrer.


Pour plus d'informations sur l'étape 2, consultez la page d'aide d'Exact Online Créer un lien bancaire avec CodaBox.


Si vous avez complété ces 2 étapes, les fichiers CODA disponibles
seront automatiquement envoyés dans votre boîte aux lettres Exact Online.

Vous ne recevez toujours pas de fichiers CODA ? Peut-être l'adresse e-mail que vous avez enregistrée dans Exact Online est différente de celle que vous nous avez communiquée lors de la signature de votre contrat CodaBox? Dans ce cas, envoyez un courriel à helpdesk@codabox.comen indiquant votre nouvelle adresse EOL.



Pour les BUREAUX COMPTABLES : complétez ces 2 étapes dans votre logiciel Exact Online et 1 étape supplémentaire dans MyCodaBox


1e étape : configurer votre boîte aux lettres électronique dans Exact Online
  1. Via votre nom d'utilisateur à droit en haut dans Exact Online, cliquez sur Mon Exact Online.
  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Mes données.
    Exact Online - mes données
  3. Défilez vers Mes boîtes aux lettres électroniques, en bas de la page.
    Exact Online - boîtes aux lettres! Il y a généralement au moins une boîte aux lettres électronique déjà créée. Cette adresse n'est probablement pas encore liée à votre administration dans EOL.
    (Aucune boîte aux lettres électronique n'a été créée ? Cliquez alors sur Ajouter à droite.)
  4. Cliquez sur l'adresse e-mail existante.
  5. Vérifiez que cette boîte aux lettres est liée à la bonne 'Administration' (l'abonnement Exact Online pour lequel vous souhaitez utiliser la boîte aux lettres électronique) :
    L'administration est déjà indiquée ? Vérifiez et modifiez si nécessaire.
    L'administration n'est pas encore indiquée ? Cliquez sur la loupe....Exact Online - administrationet sélectionnez la bonne administration.Exact Online - sélectionner administration
  6. En haut à gauche, cliquez sur Enregistrer.

➟ L'adresse que vous avez définie ici pour la boîte aux lettres EOL :

  • doit également être liée dans Exact Online à chaque compte bancaire pour lequel vous souhaitez recevoir des CODA. Vous le ferez en suivant l'étape 2 ci-dessous.
  • doit également être introduite dans votre environnement MyCodaBox. Vous le ferez en suivant l'étape 3 ci-dessous.


Pour plus d'informations sur l'étape 1, consultez la page d'aide d'Exact Online Boîte aux lettres électronique | Configurer une boîte aux lettres électronique. Vous y trouverez aussi une vidéo d'instruction (NL/EN).


2e étape :  lier votre boîte aux lettres électronique au(x) compte(s) bancaire(s) dans Exact Online
Lorsque vous avez configuré votre boîte aux lettres électronique dans Exact Online, vous devez la lier au(x) compte(s) bancaire(s) dans Exact Online pour permettre l'importation automatique des extraits de compte.
Effectuez cette opération pour chacun des comptes bancaires concernés.
  1. En haut à gauche dans Exact Online, cliquez sur le nom du dossier.
    Exact Online - nom dossier
  2. Cliquez sur Données de base.
    Exact Online - données de base
  3. Cliquez sur Journaux.
    Exact Online - journaux
  4. Cliquez sur le compte pour lequel vous souhaitez recevoir les CODA.
    Exact Online - compte
  5. Si aucune boîte aux lettres n'est liée au compte, cliquez sur Inscription : Boîte aux lettres électronique.
    Exact Online - inscription Si une boîte aux lettres électronique est déjà liée au compte, cliquez sur Disponible: Boîte aux lettres électronique à côté de Lien bancaire automatique et vérifiez que la bonne boîte aux lettres est liée (= l'adresse que vous avez configurée à l'étape 1 ci-dessus).
    Exact Online - boîte disponible
  6. Sélectionnez la bonne boîte aux lettres (= l'adresse que vous avez configurée à l'étape 1 ci-dessus) et cochez la case.
    Exact Online - sélectionner boîte aux lettres
  7. Cliquez sur Enregistrer.
➟  L'adresse que vous avez définie ici pour la boîte aux lettres EOL doit également être introduite dans votre environnement MyCodaBox. Vous le ferez en suivant l'étape 3 ci-dessous.


Pour plus d'informations sur l'étape 2, consultez la page d'aide d'Exact Online Créer un lien bancaire avec CodaBox.


3e étape : introduire dans votre environnement MyCodaBox l'adresse e-mail que vous avez définie dans Exact Online
  1. Dans le menu de gauche de votre environnement MyCodaBox, naviguez vers Clients > Liste clients, cliquez sur le client en question.
  2. Cliquez sur le bouton Editer.
    MyCodaBox ajouter adresse EOL
  3. Introduisez l'adresse de votre boîte aux lettres électronique Exact Online (= l'adresse que vous avez configurée à l'étape 1 ci-dessus) et cliquez sur le bouton Sauvegarder.
    MyCodaBox sauvegarder adresse EOL


Si vous avez complété ces 3 étapes, les fichiers CODA disponibles
seront automatiquement envoyés dans votre boîte aux lettres Exact Online.

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Dépannage


Exact Online et les sous-comptes
  • Qu'est-ce un sous-compte ?
    Un sous-compte est un compte bancaire dont l'IBAN est identique au compte principal auquel il est lié.
    Il est par exemple possible d'ouvrir un compte principal en Euros, et ensuite ouvrir des sous comptes dans une devise différente (USD, GBP, ...). Un autre exemple de sous-compte, est le compte ING spécifique qui permet une gestion séparée du patrimoine et des opérations journalières.
  • Traitement par Exact Online ?
    Vous constatez que toutes les transactions effectuées sur le sous-compte sont comptabilisées sur son compte principal ? Ce sous-compte porte le même numéro de compte que le compte principal, complété par un numéro de rubrique.
    ➜ Veuillez contacter Exact Online : Le numéro de rubrique n'est pas pris en compte par Exact Online, l'environnement ne détecte pas qu'il s'agit du sous-compte d'un compte principal.
    Vous pouvez contacter Exact Online afin que ce sous-compte soit traité séparément.
  • Stopper la reception des CODA pour un sous-compte ?
    Vous souhaitez stopper la reception des CODA pour un sous-compte lié à un de vos mandat actif ?
    ➜ Veuillez contacter Exact Online : CodaBox ne peut pas stopper la livraison des sous-comptes mais vous pouvez contacter Exact Online afin que ce sous-compte soit traité séparément.


Pas de fichier CODA dans Exact online

La raison principale pour laquelle un client ne reçoit pas ses fichiers CODA dans Exact Online, est qu'il n'a pas correctement configuré son EOL.

Trois causes possibles :

  • Boite aux lettres Exact Online incorrecte 
    Il est indispensable de configurer la boîte à lettres dans EOL (voir les instructions ci-dessus, étape 1) pour recevoir vos fichiers CODA directement dans votre logiciel de comptabilité.
  • Le lien bancaire n'a pas été établi dans Exact Online
    Après avoir configuré votre boîte aux lettres dans EOL, il est indispensable de lier votre boîte aux lettres dans Exact Online aux compte(s) bancaire(s) pour lesquels vous souhaitez recevoir CODA (voir les instructions ci-dessus, étape 2).
  • Exercice non créé
    Exact Online doit être configuré par le client au début d'un nouvel exercice, c'est à dire le premier jour de ce nouvel exercice. Sans cette configuration, les fichiers CODA envoyés par CodaBox, ne seront pas affichés dans Exact Online. Une fois le nouvel exercice créé, fermez Exact Online et redémarrez-le.
    Tous les CODAs précédemment livrés seront alors visibles.

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