Quels documents mon client doit-il signer ?
CodaBox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :
- Le mandat Bancaire : L'Entreprise donne son accord pour que CodaBox récupère ses extraits de compte au format numérique (CODA) auprès de sa banque.
- Le mandat de Télétransmission : L'Entreprise donne son accord pour que CodaBox fasse parvenir ses extraits de compte au format numérique (CODA) à son comptable.
Documents signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com
Qu'est-ce qu'un mandat CODA correctement signé ?
Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.
Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre Bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.
QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE ?
| INTEGRITÉ DU DOCUMENT |
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| SIGNATURE DU DOCUMENT |
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| ENVOI DU DOCUMENT |
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Livrer vous-même les mandats à votre client ? OUI VIA MYCODABOX !
Modes de livraison ?
En fonction de la banque, vous pouvez :
- Télécharger (au format PDF) le mandat de télétransmission ou le mandat complet et l'envoyer à votre client afin qu'il signe le ou les documents.
- Envoyer un lien SignHere ou Twikey à votre client afin qu'il signe ses documents digitalement
Remarque : Les options SignHere et Twikey sont disponibles uniquement si le statut du mandat dans MyCodaBox est 'En préparation', 'Envoyé au client' ou 'Dispo. En ligne'.
Comment livrer les mandats à votre client via MyCodaBox ?
Dans MyCodaBox > MANDATS & SERVICES CLIENTS > CODA > Recherchez votre Client > Gérer
Les actions de téléchargement possibles diffèrent suivant l'état du mandat et du type de banque.
Méthodes de signature des mandats ?
Mandat bancaire + Mandat de télétransmission
| Banque | Méthode de signature | Plate-forme | Via |
| Argenta | Digitale | SignHere | eID ou itsMe |
| Belfius | Digitale | Twikey | IstMe ou carte bancaire |
| BNP Paribas Fortis | Digitale | Twikey | eID ou itsMe |
| Papier | Signature manuelle | ||
| Crelan, Banque Van Breda | Digitale | Twikey | Eid, itsMe ou carte bancaire |
| Papier | Signature manuelle | ||
| KBC/CBC | Application bancaire + Papier | Application bancaire + PDF | Mandat de télétransmission : Signature manuelle ou via sa propre plate-forme de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign) Mandat bancaire : le client doit suivre la procédure KBC/CBC et effectuer l'activation CODA via son app bancaire |
| Toutes les autres banques partenaires | Papier | Signature manuelle |
Mandat de Télétransmission ( si mandat bancaire déjà actif*)
| Banque | Méthode de signature | Plate-forme | Via |
| Toutes les banques partenaires | Papier | Signature manuelle ou via sa propre plate-forme de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign) |
* Mandat bancaire actif :
- Suite à un transfert vers votre bureau, il est possible que votre client ait déjà un mandat bancaire actif, dans ce cas, il ne doit plus signer de mandat bancaire.
- S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le client a déjà activé les CODA dans sont KBC/CBC.
Qu'est-ce que CodaBox envoie à votre client ?
Si c'est CodaBox qui assure la gestion de vos mandats :
Nous nous chargeons d'envoyer un e-mail à votre client pour récupérer les documents signés.
Afin de réduire le nombre de documents administratifs envoyés, nous envoyons uniquement les données nécessaires via e-mail.
Contenu de l'email envoyé au client
| Mandat Bancaire déjà actif * | Mandat Bancaire NON actif | |||
| Toute Banque | Argenta | Belfius, Crelan, BNP Paribas Fortis, Bank Van Breda | KBC/CBC | Toutes les banques sauf Argenta, Belfius, KBC, CBC |
| Uniquement le Mandat de Télétransmission | Lien SignHere | Lien Twikey | Mandat de Télétransmission au format PDF | Mandat Bancaire + Mandat de Télétransmission au format PDF |
*Mandat bancaire actif :
- Suite à un transfert vers votre bureau, il est possible que votre client ait déjà un mandat bancaire actif, dans ce cas, il ne doit plus signer de mandat bancaire.
- S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le client a déjà activé les CODA dans sont KBC/CBC.
CodaBox connait l'adresse e-mail de votre client : Nous lui envoyons un e-mail de rappel
Si vous avez choisit de nous confier la gestion de vos mandats et si nous connaissons l'adresse e-mail de votre client, alors nous envoyons un e-mail de rappel à votre client, si celui-ci à des mandats avec le status suivant :
- Envoyé au client + Envoyé par e-mail à votre client : Le client a reçu son mandat CODA mais il n' a pas encore signé le document.
- Procedure Bancaire + Votre client doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne : Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat de télétransmission mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.
CodaBox ne connait PAS l'adresse e-mail de votre client : Ajoutez son e-mail via MyCodaBox
CodaBox envoie les mandats par e-mail à votre client (si CodaBox s'occupe de la gestion des mandats).
Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.
Accédez à MyCodaBox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA.
Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours.
Accédez aux détails du client en cliquant sur le code client et entrez l'adresse e-mail de votre client
Suivi des e-mails de rappel via MyCodaBox
L'onglet CODA de votre plateforme MyCodaBox affiche des informations détaillées à propos les e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :
- Le nombre de rappels envoyés à votre client
- La date d'envoi du rappel
- L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé
Que reçoit mon client ?
- L'Objet de l'e-mail contient le mot 'Rappel'
- L'e-mail contient des instructions claires sur les étapes à réaliser pour activer son mandat
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