Sur cette page, vous trouverez toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer vos propres détails d'utilisateur et votre mot de passe et - si vous êtes Admin - pour inviter et gérer d'autres utilisateurs MyCodaBox au sein de votre organisation.


Gérer vos données personnelles d'utilisateur MyCodaBox


Nouveau/nouvelle client(e) CodaBox et votre bureau comptable n'a pas encore accès à MyCodaBox ?

CodaBox vous envoie un e-mail d'invitation pour créer le premier accès MyCodaBox pour votre bureau comptable. 

Cliquez sur le lien dans cet e-mail et suivez la procédure : vous êtes invité(e) à introduire un mot de passe (votre adresse e-mail est déjà enregistrée et est en lecture seule).


Modifier ou réinitialiser votre mot de passe

Vous avez oublié le mot de passe pour accéder à votre environnement MyCodaBox et vous devez le réinitialiser ou vous désirez simplement le changer ? 

Modifiez votre mot de passe
  1. Accédez à votre environnement MyCodaBox.
  2. Cliquez sur votre nom d'utilisateur (votre adresse e-mail), sélectionnez Changer le mot de passe.
    Changer le mot de passe MyCodaBox
  3. Saisissez votre  mot de passe actuel et indiquez votre nouveau mot de passe. Confirmez-le en cliquant sur Changer le mot de passe.

Introduire un nouveau mot de passe MyCodaBox


Mot de passe oublié ? 
Réinitialisez votre mot de passe :
  1. Allez sur la page de connexion MyCodaBox et cliquez sur Mot de passe oublié?
    Mot de passe MyCodaBox oublié
  2. Saisissez votre adresse e-mail et cliquez ensuite sur Réinitialiser mon mot de passe.
    Faire un reset du mot de passe MyCodaBox
  3. Vous recevez ensuite un e-mail qui contient un bouton de réinitialisation valable durant 1h.


Modifier vos propres données (nom)
Si nécessaire, vous pouvez modifier votre prénom et votre nom de famille. 
  1. Dans votre environnement MyCodaBox, cliquez sur votre nom d'utilisater (votre adresse e-mail) et sélectionnez l'option Informations personnelles.Gérer vos informations personnelles dans MyCodaBox
  2. Modifiez les champs et cliquez sur Sauvegarder les modifications.
    ✘Votre nom ne peut pas contenir de chiffres ou de symboles.
    Changer votre nom dans MyCodaBox
Une sécurité supplémentaire pour votre compte ?

Dans MyCodaBox, vous pouvez activer l'authentification à deux facteurs : ainsi, votre compte est encore plus sûr! 

Cliquez ici pour en savoir plus.

Activer l'authentification à deux facteurs pour MyCodaBox


Gérer et inviter des utilisateurs MyCodaBox (Admin)


La gestion d'autres utilisateurs de MyCodaBox n'est possible que si vous disposez vous-même d'un accès Admin (votre bureau comptable décide qui est Admin ou non). Vous verrez alors cette option dans la barre de menu en haut:
Gérer les utilisateurs MyCodaBox


Donner accès à votre/vos collègue(s)

MyCodaBox est accessible pour tous les collaborateurs de votre Organisation. 

Deux types d'accès à MyCodaBox :

  • Utilisateur(trice) : A accès aux environnement(s) de cette organisation et peut gérer tous les clients de cette organisation
  • Admin : A accès aux environnement(s) de cette organisation, peut gérer tous ses clients ET a accès au menu Administration qui permet de gérer/inviter des utilisateur(trice)s MyCodaBox


Vous avez accès Admin dans MyCodaBox et vous souhaitez inviter un(e) collègue ?

  1. Allez vers votre Organisation dans MyCodaBox > Administration > Gérer les utilisateurs.
    (le menu Administration est visible uniquement pour les Admin)Gérer les utilisateurs MyCodaBox
  2. Dans la fenêtre Gérer les utilisateurs, cliquez sur Inviter un utilisateur.Inviter un utilisateur dans MyCodaBox
  3. Dans le pop-up d'invitation, indiquez l'adresse e-mail (professionnelle) de votre collègue, utilisez le bouton à bascule pour choisir son type d'utilisateur MyCodaBox et validez via le bouton Inviter l'utilisateur.Inviter un utilisateur à rejoindre votre Environnement dans MyCodaBox


Un aperçu de tous les utilisateurs de MyCodaBox
Dans le menu supérieur de MyCodaBox, sous Administration > Gérer les utilisateurs, vous trouverez un aperçu de tous les utilisateurs MyCodaBox de l'organisation. 
Le champ de recherche vous permet de rechercher des utilisateurs spécifiques (par adresse e-mail ou par nom). 
Les flèches noires ↑ ↓ vous permettent de trier la liste selon vos préférences.


Les différents statuts des utilisateurs invités et les actions possibles
StatutDescription du statutActions possibles
ActifCette personne a un compte MyCodaBox actif
  • Modifier le type d'accès
  • Retirer l'accès (supprimer l'utilisateur)
Bouton à bascule Admin: choisissez le type d'accèsIcône corbeille : supprimer l'utilisatuer
Invité

Un e-mail a été envoyé pour s’inscrire sur MyCodaBox ou pour accepter l'invitation pour accéder à MyCodaBox
  • Modifier le type d'accès
  • Renvoyer l'invitation
  • Revoquer l'invitation (supprimer l'utilisateur)
Bouton à bascule Admin: choisissez le type d'accèsIcône renvoyer : envoyer de nouveau l'invitationIcône corbeille : supprimer l'utilisatuer
Invitation expiréeCette personne ne s'est pas inscrite sur MyCodaBox ou n'a pas accepté l'invitation pour accéder à MyCodaBox à temps : vous pouvez renvoyer ou révoquer l'invitation
  • Renvoyer l'invitation (l'invitation expire après 14 jours)
  • Revoquer l'invitation (supprimer l'utilisateur)
Icône renvoyer : envoyer de nouveau l'invitationIcône corbeille : supprimer l'utilisatuer


Supprimer un(e) utilisateur(trice)
Via le menu supérieur de MyCodaBox, cliquez sur Administration > Gérer les utilisateurs.
Cherchez l'utilisateur dans la liste et cliquez sur l'icône de la corbeille. 
Cet utilisateur n'aura plus accès à l'organisation et aux environnements liés que vous gérez dans MyCodaBox.



Gérer les utilisateurs MyCodaBox (Admin) : Dépannage


J'ai invité mon collègue mais l'e-mail d'invitation a été perdue. Comment puis-je en envoyer une nouvelle ?
Demandez à votre collègue de vérifier son dossier spam au cas où l'e-mail y a été déplacé. 
→ Vous pouvez simplement renvoyer l'invitation via le menu supérieur de MyCodaBox, sous Administration > Gérer les utilisateurs > Menu Actions > Cliquez ensuite sur l'icône de renvoi de l'invitation.Renvoyer une invitation MyCodaBox


Puis-je modifier le nom d'un(e) utilisateur(trice) ?
Actuellement, il n'est pas possible pour un Admin de modifier le nom ou le prénom d'un(e) utilisateur(trice) MyCodaBox. 
→ Vous pouvez demander à l'utilisateur de le faire soi-même . Voir ses instructions.


Puis-je modifier l'adresse e-mail d'un(e) utilisateur(trice) ?
Actuellement, il n'est pas possible de modifier l'adresse e-mail d'un(e) utilisateur(trice) MyCodaBox. 
→ Vous pouvez toutefois supprimer le compte existant avec l'adresse e-mail obsolète ou erronée et inviter à nouveau la personne avec l'adresse e-mail correcte.


Puis-je limiter l'accès à un environnement ?
Actuellement, il n'est pas possible de limiter l'accès à un environnement spécifique pour les utilisateurs. 
Une fois invité dans une organisation, un utilisateur MyCodaBox aura accès par défaut à tous les environnements liés à l'organisation.
Comment puis-je accéder à la liste des clients d'une autre bureau comptable?

Exemple : 

Vous allez bientôt fusionner avec un autre bureau mais pour l'instant vous continuez à exister sous des numéros de société distincts.

Vous avez déjà un compte sur MyCodaBox pour votre bureau (p.ex. jan.jansen@bureau.be) ?

L'autre bureau peut vous donner accès à son environnement MyCodaBox. 

Comment ?

L'autre bureau envoie une invitation à jan.jansen@bureau.be à partir de son environnement MyCodaBox pour que vous puissiez aussi accéder à son environnement en tant qu'utilsateur MyCodaBox.



Vous avez des questions ? Nous y répondons avec plaisir via helpdesk@codabox.com